¿Qué es la gestión de datos?

Gestión de datos

La gestión de datos se refiere a la organización, el almacenamiento y el manejo sistemáticos de los datos para garantizar su exactitud, accesibilidad y seguridad a lo largo de todo su ciclo de vida. Cuando se planifican y ejecutan adecuadamente, las estrategias de gestión de datos permiten a las empresas tomar decisiones mejor informadas, mejorar la eficiencia operativa, cumplir la normativa, mitigar los riesgos e innovar mejor y más rápido.

Esta página cubre:

• ¿Por qué es importante la gestión de datos?
• Tipos de gestión de datos
• Ventajas de la gestión de datos
• Retos de la gestión de datos
• Desarrollar una estrategia de gestión de datos
• Plataformas de gestión de datos
• Conclusión

¿Por qué es importante la gestión de datos?

En una organización moderna, los datos sustentan todos los aspectos críticos del negocio, desde la toma de decisiones hasta las operaciones y la experiencia del cliente. Para maximizar su valor, todos los datos empresariales deben estar organizados, integrados y accesibles. Deben estar actualizados y ser coherentes y precisos para que tengan sentido. Y deben ser seguros para cumplir los requisitos normativos y mantener la confianza de los clientes. La gestión de datos es la práctica que garantiza que los datos de su organización cumplen todos estos requisitos en todo momento.

Una gestión eficaz de los datos permite:

Toma de decisiones con conocimiento de causa
Las empresas generan y acumulan enormes cantidades de datos. Una gestión de datos eficaz garantiza que estos datos estén organizados, sean precisos y accesibles para que sus usuarios puedan tomar decisiones críticas en cualquier momento con rapidez y confianza, sabiendo que cuentan con información fiable.

Inteligencia empresarial (BI) y análisis
Los responsables de la toma de decisiones a menudo confían en las herramientas de BI y análisis, pero estas herramientas sólo son tan buenas como los datos que analizan. El proceso de gestión de datos garantiza que las herramientas trabajen con datos completos y precisos en los formatos requeridos. Los ejecutivos y los usuarios empresariales de todos los niveles de una organización pueden entonces utilizar las herramientas para obtener información sobre las tendencias del mercado, los comportamientos de los clientes y las operaciones internas para impulsar las decisiones diarias y las estrategias a largo plazo.

Eficacia operativa
Una gestión adecuada de los datos agiliza los procesos empresariales, mejora eficacia operativay aumenta la productividad de los empleados. Los datos bien gestionados permiten una recuperación más rápida y precisa de la información, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para que los usuarios y las aplicaciones empresariales realicen sus tareas.

Cumplimiento de la normativa
Muchas industrias están sujetas a estrictos requisitos normativos en materia de tratamiento de datos y privacidad. Una gestión eficaz de los datos garantiza que las organizaciones cumplan todas las leyes de protección de datos y las normas del sector, que pueden ser extensas y complicadas. Adherirse a la normativa sobre datos reduce el riesgo de sanciones y problemas legales y fomenta la confianza de los clientes.

Ventaja competitiva
Un conjunto de datos bien gestionado y rico en análisis es una ventaja significativa en un entorno empresarial competitivo. Las empresas que pueden aprovechar eficazmente los datos para mejorar la innovación, la eficiencia y la satisfacción del cliente tienen más probabilidades de superar a sus competidores.

Tipos de gestión de datos

La gestión de datos abarca una amplia variedad de actividades relacionadas con la adquisición, el almacenamiento, el tratamiento y la garantía de calidad y seguridad de los datos. Los distintos tipos de gestión de datos se centran en diferentes áreas del ciclo de vida de los datos. Los principales tipos de gestión de datos son los siguientes

Gestión de bases de datos
A base de datos relacional (RDBMS) gestiona datos estructurados en tablas que conectan elementos de datos relacionados. A NoSQL es ideal para manejar datos no estructurados y semiestructurados con gran flexibilidad y escalabilidad.

Gestión de datos maestros (MDM)
MDM es la disciplina que consiste en organizar, categorizar y armonizar los datos empresariales críticos, como la información sobre clientes o productos, para crear una única fuente autorizada que garantice la coherencia y la precisión en los distintos sistemas y procesos de una organización.

Gestión de documentos
Consiste en organizar, almacenar y realizar el seguimiento de documentos electrónicos, a menudo en un sistema de gestión de documentos (SGD).

Gestión de metadatos
Se refiere a la creación, almacenamiento y gestión de metadatos (datos que describen y proporcionan información sobre otros datos). Los metadatos ayudan a los usuarios a comprender y utilizar los datos con eficacia.

Gestión de la calidad de los datos
Garantiza la exactitud, integridad y coherencia de los datos. Implica procesos como el perfilado, la limpieza y la validación de datos.

Gobernanza de datos
Establece políticas y procedimientos para gestionar los activos de datos y garantizar su calidad, seguridad y cumplimiento.

Gestión de la seguridad de los datos
Se centra en proteger los datos de accesos no autorizados. Garantiza la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad.

Integración de datos
Combina datos de distintas fuentes para ofrecer una visión unificada. La integración suele realizarse mediante procesos ETL (extraer, transformar, cargar).

Almacenamiento de datos
Centraliza y organiza grandes volúmenes de datos procedentes de diversas fuentes para apoyar la inteligencia empresarial y la elaboración de informes.

Gestión de macrodatos
Se ocupa del almacenamiento, procesamiento y análisis de volúmenes masivos de datos estructurados y no estructurados, a menudo en entornos informáticos distribuidos.

Gestión del ciclo de vida de los datos
Gestiona los datos desde su creación hasta su eliminación, abordando aspectos como el almacenamiento, el archivo y la eliminación.

Las empresas suelen combinar e interconectar distintas soluciones de gestión de datos para respaldar una estrategia global de gestión de datos. Las necesidades y objetivos específicos de su organización deben determinar las soluciones de gestión de datos que adopte.

Ventajas de la gestión de datos

Como ya se ha explicado, la gestión de datos es fundamental para empresas modernas basadas en datos para respaldar la toma de decisiones informadas, el BI y el análisis, la eficiencia operativa, el cumplimiento normativo y la ventaja competitiva. Si bien estas son razones suficientes para garantizar que su organización cuente con una estrategia de gestión de datos bien planificada y ejecutada, también existen otras muchas ventajas. Los principales son:

Gestión de riesgos - Las empresas se enfrentan a innumerables riesgos relacionados con los datos, como filtraciones de datos, fallos del sistema y otras amenazas a la seguridad. Una gestión de datos adecuada incluye todas las medidas de seguridad, copia de seguridad y recuperación de datos necesarias para reducir el riesgo de pérdida de datos y garantizar la continuidad de la empresa.

Planificación estratégica - Los datos son un recurso valioso para la planificación estratégica y la previsión. Las organizaciones pueden utilizar datos históricos para identificar tendencias, predecir las condiciones futuras del mercado y planificar el éxito a largo plazo.

Ahorro de costes - Una gestión eficaz de los datos puede reducir muchos costes relacionados con ellos. Las empresas pueden reducir los costes operativos asociados a la infraestructura, el procesamiento y la gestión eliminando los datos redundantes, optimizando el almacenamiento y automatizando los procesos.

Satisfacción del cliente - Comprender las necesidades y preferencias de los clientes es esencial para ofrecerles productos y servicios atractivos que les fidelicen. La gestión de datos ayuda a las empresas a recopilar, analizar y utilizar los datos de los clientes para mejorar sus experiencias, adaptar sus ofertas y crear relaciones más sólidas.

Monetización de datos - Las organizaciones con datos de alta calidad pueden tener oportunidades de monetizarlos ofreciendo productos, servicios o conocimientos basados en datos a partes externas.

Retos de la gestión de datos

La gestión de datos es un reto importante simplemente por el gran volumen y diversidad de datos que generan las empresas modernas. La dificultad se agrava por la complejidad de integrar datos de diversas fuentes. Y la constante evolución de los requisitos empresariales y las tecnologías hace aún más difícil mantener una práctica de gestión de datos satisfactoria sin interrupciones. Los mayores retos son:

Calidad de los datos - Dado que los datos proceden de diversas fuentes, son muy propensos a las incoherencias, las imprecisiones y los datos incompletos. Para corregir estos problemas, las organizaciones deben implantar procesos de gestión de la calidad de los datos, realizar auditorías periódicas e invertir en herramientas automatizadas de limpieza y validación de datos. Además de establecer normas claras de calidad de los datos, las empresas deben nombrar administradores oficiales de datos responsables de la supervisión continua para mantener datos de alta calidad.

Integración de datos - La gran variedad de fuentes y formatos de datos que llegan a una empresa crea complejidad a la hora de conciliar y armonizar conjuntos de datos dispares. Para hacer frente a esto, las organizaciones deben desarrollar una sólida estrategia de integración de datos, emplear tecnologías compatibles y establecer formatos de datos estandarizados. Una base de datos multimodelo como Couchbase está diseñada específicamente para soportar múltiples modelos de datos para aumentar la versatilidad y minimizar la complejidad, la gestión, la dispersión de datos y los costes.

Seguridad de los datos - La seguridad de los datos es siempre un reto porque las ciberamenazas evolucionan constantemente y se vuelven más sofisticadas. Para ir un paso por delante, las organizaciones deben aplicar medidas sólidas de cifrado, control de acceso y autenticación. También es esencial realizar auditorías de seguridad periódicas, formar a los empleados en buenas prácticas de seguridad y mantenerse al día de las últimas amenazas a la seguridad.

Gobernanza de datos - La gobernanza de datos se centra en establecer las políticas y procedimientos en torno a los datos que el resto de su práctica de gestión de datos habilitará y hará cumplir. Los problemas de gobernanza de datos surgen generalmente de políticas y procedimientos insuficientes o poco claros, por lo que su organización debe implantar un marco integral de gobernanza de datos que defina funciones, responsabilidades y procesos. El marco debe incluir herramientas de gobierno de datos, sesiones de formación periódicas y fomentar una cultura de responsabilidad.

Conocimiento de los datos - Obtener información significativa a partir de los datos requiere un análisis y una interpretación complejos, así como herramientas y habilidades para extraer información procesable. Las empresas deben estar dispuestas a invertir en herramientas analíticas avanzadas y ofrecer formación para mejorar los conocimientos y las técnicas de visualización de datos en toda la organización. Fomentar una cultura orientada a los datos que promueva la colaboración entre los equipos de negocio y de datos contribuye a obtener información más eficaz.

Desarrollar una estrategia de gestión de datos

Para desarrollar con éxito una estrategia de gestión de datos es necesario un planteamiento global que aborde todos los aspectos de la adquisición, el almacenamiento, el tratamiento y la garantía de calidad y seguridad de los datos de su organización. He aquí un resumen de alto nivel de los pasos clave para poner en marcha un plan eficaz:

1. Definir los objetivos y requisitos de la empresa - Comprenda claramente sus objetivos empresariales e identifique los requisitos de datos que respaldan dichos objetivos.

2. Evalúe su estado actual de gestión de datos - Realice una evaluación exhaustiva de sus prácticas, infraestructura y capacidades actuales de gestión de datos.

3. Establecer un marco de gobernanza de datos - Definir un marco sólido que describa las políticas, procedimientos, funciones y responsabilidades para la gestión y el uso de los datos.

4. Crear un inventario de datos - Elabore un inventario exhaustivo de todos los activos de datos de su organización. Categorícelos y clasifíquelos en función de su sensibilidad, criticidad y uso.

5. Garantizar la calidad de los datos - Implantar normas, procesos y herramientas para garantizar la calidad de los datos. Incluya el perfilado, la limpieza y la validación de los datos, y planifique la auditoría y el seguimiento periódico de las métricas de calidad de los datos.

6. Mejorar las medidas de seguridad de los datos - Aplique sólidas medidas de seguridad de datos para proteger la información sensible. Incluye cifrado, controles de acceso, mecanismos de autenticación y auditorías de seguridad periódicas.

7. Implantar la integración y la arquitectura de datos - Diseñar una arquitectura de datos eficiente que favorezca la escalabilidad, la flexibilidad y la interoperabilidad.

8. Fomentar una cultura basada en los datos - Promover una cultura que dé prioridad a los datos para la toma de decisiones. Proporcionar formación y recursos para mejorar la alfabetización en datos y fomentar la colaboración entre los equipos de negocio y de TI.

9. Invertir en tecnología y herramientas - Identifique e implante soluciones y herramientas tecnológicas escalables que se ajusten a sus objetivos de gestión de datos y a sus metas empresariales.

10. Establecer la gestión del ciclo de vida de los datos - Definir procesos para la gestión del ciclo de vida de los datos, incluida su creación, uso, archivo y eliminación.

11. Supervisar y medir los resultados - Establezca indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir la eficacia de su estrategia de gestión de datos. Aborde con prontitud cualquier problema de rendimiento.

12. Mejorar continuamente - Revise y actualice periódicamente su estrategia en función de la evolución de las necesidades empresariales, los avances tecnológicos y los cambios en los requisitos normativos.

Plataformas de gestión de datos

Una plataforma de gestión de datos (DMP) es una solución tecnológica centralizada que permite a las organizaciones recopilar, almacenar, gestionar y analizar grandes conjuntos de datos procedentes de diversas fuentes. Aunque una DMP puede utilizarse en distintos sectores para numerosos fines, normalmente se refiere a plataformas utilizadas por equipos de marketing y publicidad para recopilar y organizar datos de audiencia con el fin de optimizar la segmentación y la personalización. Las principales características de las DMP son:

Recogida de datos - Las DMP agregan datos de canales online y offline para crear una visión completa del comportamiento y las preferencias de los consumidores.

Segmentación de datos - Las DMP clasifican los datos en segmentos en función de criterios específicos para apoyar las campañas de marketing y publicidad específicas.

Perfiles de audiencia - Las DMP crean perfiles detallados de las audiencias, ayudando a los profesionales del marketing a comprender las características y comportamientos de los distintos segmentos de usuarios.

Integración con herramientas de marketing - Las DMP suelen integrarse con otras tecnologías de marketing, como los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), las plataformas publicitarias y las herramientas de análisis.

Tratamiento de datos en tiempo real - Muchas DMP ofrecen funciones en tiempo real para que los profesionales del marketing puedan tomar decisiones inmediatas y muy personalizadas basadas en información actualizada.

Privacidad y cumplimiento - Las DMP suelen incluir funciones para gestionar el consentimiento de los usuarios, garantizando el cumplimiento de la normativa de protección de datos y las normas de privacidad.

Los DMP más populares son Gestor de audiencias de Adobe, Oracle BlueKaiy Lotame.

Conclusión

Los datos son la savia de una empresa moderna, y la gestión de datos incluye todos los procesos y procedimientos que los mantienen limpios, sanos, seguros y fluyendo sin problemas a todas las partes de la organización que los necesitan. Aunque la gestión de datos tiene una enorme repercusión en el éxito de una empresa, también presenta muchos retos debido al enorme volumen y variedad de datos que hay que mantener adecuadamente y debido a la imprevisibilidad y los cambios constantes de los requisitos y las tecnologías empresariales.

Para saber más sobre gestión de datos y tecnologías afines, consulte estos recursos:

Diferentes tipos de plataformas de datos

Diferentes tipos de bases de datos

Guía de bases de datos backend

Conceptos adicionales de bases de datos

Base de datos frente a almacén de datos

Simplificación de la gestión de datos con Couchbase Mobile

DBaaS NoSQL multimodelo de Couchbase

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