Silos de datos

¿Qué son los silos de datos?

Los silos de datos son depósitos aislados de datos controlados por departamentos o equipos, a menudo inaccesibles para el resto de la organización. Estos silos suelen surgir por falta de comunicación, incompatibilidad de sistemas o estructura organizativa. Aunque cada silo puede servir eficazmente a su propio departamento o equipo, pueden generar ineficacia, redundancia y oportunidades perdidas para el resto de la empresa. Acabar con los silos de datos es crucial para fomentar la colaboración, mejorar la toma de decisiones y permitir que una organización aproveche al máximo sus activos de datos.

Este recurso explorará cómo se crean los silos, profundizará en por qué son problemáticos, cómo detectarlos y cómo solucionarlos. Siga leyendo para saber más.

• ¿Cómo se crean los silos de datos?
• ¿Por qué son problemáticos los silos de datos?
• ¿Cómo identificar los silos de datos?
• Ejemplos de silos de datos
  
• Cómo solucionar los silos de datos
  
• Principales conclusiones y recursos
  

¿Cómo se crean los silos de datos?

Antes de analizar por qué los silos de datos son problemáticos, es importante entender cómo se producen. Repasemos algunos factores que contribuyen a los silos:

• Estructura organizativa: La estructura de una organización puede dar lugar a silos de datos. Los departamentos o unidades de negocio suelen operar de forma autónoma, gestionando sus datos sin coordinación con otros equipos.
• Limitaciones tecnológicas: Algunas organizaciones utilizar varias bases de datos y sistemas, lo que dificulta la integración de datos entre plataformas.
• Cultura de empresa: Su cultura organizativa puede contribuir a los silos de datos. Las organizaciones que no fomentan la colaboración entre equipos o avivan involuntariamente la competencia interna pueden dar lugar a silos departamentales.
• Falta de herramientas centralizadas de gestión de datos: La ausencia de herramientas para integrar los recursos de datos puede dar lugar a silos. No utilizar software que lo facilite puede obstaculizar la integración de datos.

¿Por qué son problemáticos los silos de datos?

Los silos de datos pueden afectar negativamente a los esfuerzos de colaboración, la eficacia y la capacidad de toma de decisiones de toda la organización. Cuando las organizaciones no disponen de toda la información que necesitan (o de información precisa), surgen problemas que impiden a los equipos realizar su trabajo correctamente. Estas son algunas de las formas específicas en que los silos pueden obstaculizar una organización:

• Los silos de datos pueden conducir a una mala calidad de los mismos. Cuando los mismos datos existen en distintos sistemas, es posible que no se actualicen de forma coherente en todas las plataformas, lo que da lugar a información obsoleta o incorrecta.
• Los silos de datos pueden causar redundancia y duplicación de datos, desperdiciando almacenamiento y un tiempo valioso. Este problema surge cuando hay una falta de integración entre sistemas.
• Los silos de datos no aportan información completa porque no están consolidados en un solo sistema. Sin una visión global de todos los datos, las organizaciones no pueden tomar decisiones bien fundadas.
• Los riesgos de seguridad son un problema importante en los silos de datos. La gestión de diferentes sistemas dificulta la aplicación y supervisión de políticas coherentes de gobernanza y seguridad, lo que puede generar vulnerabilidades.

¿Cómo identificar los silos de datos?

La identificación de silos de datos en una organización requiere un análisis cuidadoso de los flujos de trabajo, sistemas y procesos de datos. He aquí algunos pasos que puede dar para identificarlos:

Evaluar la accesibilidad de los datos

Empiece por evaluar qué departamentos o equipos tienen acceso a determinados conjuntos de datos. Busca situaciones en las que los equipos no puedan acceder fácilmente a los datos que necesitan o situaciones en las que tengan que solicitar acceso a otros departamentos para recibirlos. Esta falta de acceso fácil puede crear barreras y dificultar la colaboración.

Revisar la integración del sistema

Examine si los sistemas de la organización, como las plataformas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), planificación de recursos empresariales (ERP) y recursos humanos (RRHH), están interconectados. Si los sistemas funcionan de forma independiente sin compartir datos, crean grupos aislados de información que impiden a los departamentos colaborar eficazmente y acceder a una visión completa.

Analizar la redundancia de datos

Compruebe si hay datos duplicados en todas las plataformas para asegurarse de que la misma información no existe en varios formatos o ubicaciones. Los datos redundantes pueden dar lugar a confusión, incoherencias e ineficiencias, ya que los equipos concilian o actualizan la información en varios lugares.

Busque cuellos de botella en el flujo de trabajo

Identifique las áreas en las que los procesos se retrasan debido a la falta de intercambio de datos entre equipos o sistemas. Por ejemplo, un equipo de marketing puede necesitar datos del cliente pero está esperando la aprobación del equipo de ventas, lo que crea un cuello de botella en el flujo de trabajo que ralentiza la toma de decisiones y las acciones posteriores.

Auditoría de los procesos de toma de decisiones

Investigue si los equipos están tomando decisiones con datos incompletos o fragmentados. Presta atención a las quejas sobre la "falta de información" o las "percepciones parciales" durante los debates estratégicos, ya que esto podría indicar la presencia de silos de datos que impiden una visión completa.

Comprobación de incoherencias de seguridad

Revisar cómo se aplican las políticas de gobernanza de datos en todos los sistemas. A menudo surgen silos cuando las distintas plataformas tienen normas de seguridad de datos diferentes, lo que conduce a una gestión incoherente de la información sensible y a la creación de repositorios de datos aislados.

Ejemplos de silos de datos

En muchas organizaciones, los distintos departamentos gestionan los datos de forma independiente, utilizando sus propios sistemas adaptados a sus funciones específicas. Aunque esto puede parecer eficiente para los equipos individuales, puede dar lugar a silos dentro de una organización. He aquí algunos ejemplos de cómo se manifiestan:

• Geográfica: Las oficinas regionales almacenan los datos localmente debido a limitaciones de conformidad o de infraestructura, lo que impide el acceso en tiempo real del equipo central.
• Sistema: Las plataformas separadas de ERP, CRM y RR.HH. no comparten datos, lo que requiere una conciliación manual para generar informes.
• Legado: Los antiguos sistemas locales utilizados por determinados equipos son incompatibles con herramientas modernas basadas en la nuberestringiendo el flujo de datos.

Cómo solucionar los silos de datos

Solucionar los silos de datos exige abordar retos tanto técnicos como organizativos. He aquí algunos pasos prácticos para eliminarlos:

Fomentar la colaboración

Fomente una cultura de comunicación abierta y colaboración entre departamentos. Al dar prioridad a la transparencia como iniciativa de la empresa y considerar que el intercambio de datos beneficia a todos los departamentos, se puede reducir la tendencia a aislar la información.

Romper las barreras tecnológicas

Sustituya los sistemas heredados que no se comunican bien por herramientas modernas. Herramientas compatibles con API y intercambio de datos en tiempo real pueden ayudar a salvar las distancias entre sistemas. Aunque pueden resultar caros y la migración de datos a estos sistemas puede ser compleja, merece la pena el tiempo y el esfuerzo que ahorrará en el futuro.

Invertir en plataformas de datos centralizadas

Utiliza herramientas como almacenes de datoslagos de datos, plataformas en la nubeo plataformas de datos de clientes (CDP) que centralizan datos de múltiples fuentes. Este tipo de software facilita el acceso, el intercambio y el análisis de datos que influirán con precisión en las decisiones de la organización.

Normalizar los procesos en toda la organización

Establezca protocolos coherentes para recopilar, almacenar y gestionar los datos. Los procesos normalizados garantizan que los datos de los distintos departamentos sean compatibles y puedan integrarse fácilmente.

Impartir formación sobre alfabetización informática

Dote a los empleados de las habilidades y los conocimientos necesarios para comprender y utilizar los datos con eficacia. Al capacitar a los equipos para que trabajen con datos compartidos, las organizaciones pueden fomentar las perspectivas interfuncionales, lo que en última instancia conduce a una mejor información.

Auditar y optimizar las prácticas de datos

Realice revisiones anuales de cómo se almacenan, acceden y comparten los datos dentro de la organización. Al identificar posibles cuellos de botella e ineficiencias, puede tomar medidas para mejorar los procesos y eliminar continuamente los factores que conducen a los silos de datos.

Principales conclusiones y recursos

Los silos de datos son colecciones de datos dentro de una organización que existen en el vacío. Causan problemas porque contribuyen a la ineficacia, la falta de datos o su inexactitud, y los riesgos de seguridad. Para identificar los silos de datos, debe evaluar los flujos de trabajo, la accesibilidad de los datos y las capacidades de integración entre las herramientas existentes. Para resolverlos, debe fomentar el intercambio y la colaboración entre departamentos, invertir en herramientas que centralicen e integren los datos, aplicar políticas sólidas de gobernanza de datos y realizar auditorías anuales para detectar oportunidades de mejora. En última instancia, permitir una mejor colaboración conduce a una toma de decisiones más informada, a la eficiencia y a la seguridad.

Para saber más sobre buenas prácticas de gestión de datos, puede consultar nuestra blog y centro de conceptos y consulte los recursos que figuran a continuación:

• Arquitectura de datos - Página de conceptos
• Análisis operativo - Página de conceptos
• Métodos de análisis de datos: Técnicas cualitativas frente a cuantitativas